IBM Maximo Health, Safety and Environment Manager

Položky služieb sú služby, ktoré si vaša spoločnosť objednáva, napríklad údržba pozemkov alebo ochrana závodu. Položky služieb môžete úmerne rozdeliť, nastavovať ich stav, vytvárať merné jednotky a udržiavať položky služieb ako súčasť súboru položiek.

Aplikáciu Service Items používate na vkladanie a správu služieb, ktoré si vaša spoločnosť často alebo zriedkavo objednáva.

Aplikácia Service Items umožňuje vytvárať záznamy o položkách služieb a zobrazovať alebo spravovať zoznam dodávateľských spoločností, ktoré ich dodávajú.

Aplikácia Tools slúži na spravovanie informácií o nástrojoch používaných na vykonávanie práce. Nástroje sú zvyčajne nespotrebné položky, za ktorých použitie účtujete hodinovú sadzbu. Príkladmi nástrojov sú vzduchové kompresory, pištole na klince, kalibračné zariadenia a ťažké zariadenia, ako sú žeriavy a bagre.

Pri vytváraní záznamu o nástroji definujete hlavné atribúty nástroja (napríklad kódy výrobkov, výdajovú jednotku, či je nástroj sériový alebo obežný) spolu so všetkými alternatívnymi nástrojmi, ktoré sa môžu používať namiesto neho, a zoznamom kvalifikácií potrebných na to, aby osoba mohla nástroj používať. Všetky nástroje sa označujú veľkými písmenami.

Nástroje sú definované na úrovni sady položiek, takže jednu sadu nástrojov môže spoločne využívať niekoľko organizácií. Niektoré údaje v zázname nástroja môžu byť špecifické pre konkrétnu organizáciu alebo pracovisko. Napríklad sklady nástrojov sa spravujú na úrovni pracoviska. Dodávatelia pre daný nástroj sa spravujú na úrovni organizácie.

V aplikácii Tools môžete vykonávať nasledujúce úlohy:

• Katalogizovať nástroje v rámci súboru položiek, ktoré potom môžu organizácie, ktoré tento súbor položiek používajú, spoločne využívať.
• Pridať nástroj do jedného alebo viacerých skladov.
• Používať daný nástroj na pracovných plánoch a pracovných príkazoch (keď používate nástroj na pracovnom príkaze, nástroj môže byť rezervovaný v určenom sklade).
• Vydávať, prijímať a prenášať nástroje zo skladov.
• Zadať nástrojovú sadzbu, účty hlavnej knihy, súvisiaceho dodávateľa, status oslobodenia od dane a daňové kódy, ktoré sa líšia pre jednotlivé organizácie.
• Uviesť percentuálny podiel nástrojov, ktoré možno získať nad objednané množstvo v pôvodnej dohode. Percentuálna hodnota sa uplatňuje na úrovni organizácie a na úrovni dodávateľa pri vytváraní záznamu o nástrojoch.
• Pridať zoznam predajcov, ktorí majú nástroj v ponuke.
• Uviesť špecifikáciu daného nástroja.
• Skopírovať alebo odstrániť nástroj.
• Pripojiť externé dokumenty, ktoré sa týkajú nástroja.

Aplikáciu Stocked Tools môžete používať na spravovanie existujúceho vybavenia v skladoch.

V aplikácii Stocked Tools môžete vykonávať nasledujúce úlohy:

• Zobrazenie informácií o skladovanom nástroji vrátane súhrnov zostatkov, podrobností o zostatkoch a histórie výdaja.
• Pridanie nového umiestnenia zásobníka a informácií o zostatku pre skladovaný nástroj.
• Priradenie predajcov k danému náradiu a analýza údajov o predajcoch.
• Zobrazenie zoznamu všetkých prostriedkov spojených s obežným náradím.
• Vydanie, vrátenie alebo prenos skladovaného nástroja.
• Zobrazenie skladových transakcií pre daný nástroj.
• Úprava fyzického počtu a aktuálneho stavu množstva nástrojov.
• Zadajte alebo upravte percento skladových nástrojov, ktoré možno prijať nad objednané množstvo. Pri vytváraní záznamu o náradí v aplikácii Item Master je možné stanoviť percento tolerancie prevzatia (receipt tolerance). Percento tolerancie prevzatia sa uplatňuje na úrovni organizácie a na úrovni dodávateľa pre daný nástroj.

Pomocou aplikácie Inventory môžete ukladať informácie o všetkých aspektoch skladového materiálu. Môžete sledovať stav skladových položiek a nástrojov, stav položiek a náklady na skladové zásoby a v prípade potreby doplnenia zásob môžete dané položky doobjednať.

Môžete sledovať používanie položiek na špeciálnu objednávku a položiek na sklade. Informácie o dodávateľoch sa môžu ukladať a položky sa môžu okamžite doobjednať, keď stav skladu ukazuje, že je položky potrebné doplniť.

Pre každý sklad môžete skontrolovať zostatky jednotlivých položiek a nástrojov na úrovni zásobníkov a zásielok. Ak je položka uložená na viacerých miestach, môžete si na jednej obrazovke pozrieť zostatky pre všetky skladové miesta.

Na určenie požiadavky na určitú položku použite časť Analýza ABC na karte Zásoby. Môžete zvážiť užitočnosť položky a určiť finančný prínos, ktorý by vyplynul z investície do nej.

Pri každodennom používaní skladovaných položiek a náradia sa musí materiál presúvať medzi skladmi, aby sa zásobovali rôzne oblasti pracoviska. Pomocou aplikácie Inventory Usage vytvoríte záznamy o používaní zásob, ktoré sledujú vydávanie, premiestňovanie a vracanie skladových položiek v rámci organizácie a medzi organizáciami.

Môžete sledovať zostatok skladových položiek, ktoré sú práve na sklade a môžete vydávať položky alebo nástroje priamo do nákladových jednotiek, ako sú pracovné príkazy, lokality alebo prostriedky. Položky alebo nástroje môžete vydávať aj k účtu hlavnej účtovnej knihy na pracovisku - na všetkých pracoviskách v organizácii alebo v rámci celej organizácie.

Stavové kódy sa používajú na spravovanie zásob prostredníctvom sledovania hodnoty každej položky. Pri každom vydaní, prevode alebo vrátení položky určíte fyzický stav položky na základe kódov, ktoré ste nastavili. Na správu položiek so stavovými kódmi používate aplikáciu Inventory. Po nastavení hlavného zoznamu stavových kódov v aplikácii Condition Codes môžete použiť aplikáciu Item Master na určenie položiek ako stavovo podmienených.

Ak označíte položku ako podmienenú, musíte jej priradiť aspoň jeden podmienkový kód. Pre každú položku s povolenou podmienkou musí mať jeden podmienkový kód plnohodnotnú hodnotu 100 %. Tento podmienkový kód sa používa ako východiskový bod pre výpočet hodnôt pre všetky ostatné podmienkové kódy pre túto položku.

Pomocou aplikácie Condition Codes vytvoríte hlavný zoznam podmienkových kódov pre konkrétnu sadu položiek.

Aplikácia Storerooms slúži na pridávanie a uchovávanie informácií o skladových priestoroch, ako aj na zobrazenie položiek, ktoré sú v danom sklade uskladnené. Túto aplikáciu môžete používať aj na priradenie účtov hlavnej knihy ku každému skladu, definovanie výpočtu dodacej lehoty pre položky v sklade a označenie skladu, aby fungoval ako interný dodávateľ pre iné sklady.

Predvolený sklad pre danú lokalitu môžete určiť prostredníctvom aplikácie Storerooms. Prvý sklad, ktorý vytvoríte na lokalite, sa vyberie ako predvolený sklad pre danú lokalitu. Keďže pre každú lokalitu existuje predvolený sklad, nemusíte v záznamoch o preventívnej údržbe (PM) alebo v plánoch úloh zadávať sklad, pokiaľ nechcete použiť iný. Položky sa automaticky rezervujú z predvoleného skladu.

Aplikácia Issues and Transfers je predchádzajúcou verziou aplikácie Storeroom Usage, ale neobsahuje všetky funkcie, ktoré obsahuje aplikácia Storeroom Usage.  

Vo veľkej organizácii môžete presúvať skladové položky alebo nástroje medzi skladmi v rámci toho istého pracoviska alebo medzi pracoviskami a organizáciami a monitorovať ich dodávanie. Vytvárate záznamy o prijatí zásielky, aby ste potvrdili prijatie prenášaných položiek a aktualizovali stavy zásob v cieľovom sklade.

Záznamy o prijatí zásielky vytvárate na zaznamenanie informácií, ako je počet prijatých položiek, dátum prijatia položiek a cieľový sklad zásielky.

Po prijatí odoslaných položiek sa aktualizuje zostatok v sklade pre evidenciu zásob na mieste určenia. Overuje sa aj množstvo prijatých položiek, aby sa zistilo, či počet odoslaných položiek spĺňa požiadavky na mieste určenia. Na základe tejto požiadavky sa zásielka považuje za kompletnú alebo čiastočnú a podľa tohto stavu sa aktualizuje záznam o použití zásob.

Táto aplikácia je klonom štandardnej aplikácie IBM Maximo Asset Management.

Okrem základných funkcií, ktoré sú súčasťou štandardného IBM produktu Maximo Asset Management , obsahuje doplnok HSE tieto ďalšie funkcie:

• Identifikujte oblastné úrady, vydávajúce úrady a výkonné úrady.
• Určite pracovné postupy na úrovni úloh.
• Vyhľadajte pracovné plány podľa podmienok vykonávania práce.
• Pri prideľovaní práce v pláne práce môžete určiť požadovanú kvalifikáciu pre príslušnú úlohu. V aplikácii Organizations je nastavená spoločná možnosť Oil and Gas/HSE Manager (Manažér pre ropu a plyn/HSE), ktorá overuje pracovnú spôsobilosť pre dané úlohy. Ak prijmete predvolené nastavenie, po zadaní kvalifikácie sa zobrazia len záznamy o práci, ktoré zodpovedajú požadovanej kvalifikácii.
• Generovanie záznamov o hodnotení rizík.
• Prepojte plány zlepšovania s pracovnými plánmi.
• Určite, či plán práce implementuje zabezpečovaciu činnosť.
• Stanovte prípravné činnosti pre daný plán práce.
• Pridajte do plánu práce revízne postupy a s nimi súvisiace revízne položky.
• Zdokumentujte potenciálny dopad na výrobu v prípade výpadku, ktorý by mohol súvisieť s plánom práce. Môžete špecifikovať množstvo straty a jej referenčné hodnoty. Ak chcete znížiť straty vo výrobe, ktoré môžu vzniknúť v dôsledku odstávok údržby, môžete plán úloh prepojiť s profilom pracoviska.
• Ak chcete zahrnúť rôzne typy hodnotení rizík pre jednotlivé činnosti, môžete teraz zadať primárne aj doplňujúce posúdenia rizík.
• Priraďte určité typy záznamov k plánom práce, napríklad nasledujúce záznamy:
  • Kontrola
  • Podmienky na výkon práce
  • Odkaz na straty
  • Profil lokality
  • Prevádzkové zásady
  • Typ povolenia a osvedčenia
  • Dôvod vykonávania práce
  • Predpis
  • Posúdenie rizík

Ďalší klon aplikácie zo štandardnej IBM Maximo Asset Management s niekoľkými ďalšími funkciami:

• Aplikovanie trasy do pracovného príkazu a generovanie podriadených pracovných príkazov pre každú zastávku na trase
• Aplikovanie trasy do pracovného príkazu a vygenerovanie jednotného pracovného príkazu, ktorý obsahuje zoznam prostriedkov a miest pre všetky zastávky na trase.
• Aplikovanie trasy do pracovného príkazu a generovanie pracovných príkazov pre každú zastávku na trase
• Aplikovanie trasy do záznamu o preventívnej údržbe (PM) a následné vygenerovanie pracovného príkazu na PM

Môžete tiež skontrolovať informácie o podmienkach práce a dôvodoch na vykonanie práce, ktoré sú spojené s plánom práce na trase.

Aplikáciu Asset List používate na zostavenie zoznamov súvisiacich pracovných prostriedkov, ktoré možno použiť v rámci údržbovej aktivity. Zoznamy prostriedkov zjednodušujú vytváranie hierarchií pracovných príkazov na vykonávanie kontrol.

Zoznam prostriedkov môže obsahovať prostriedky, miesta alebo aj oboje. Tieto pracovné prostriedky môžu byť prepojené nasledujúcimi spôsobmi:

Zoznam prostriedkov môžete priradiť k záznamu o preventívnej údržbe (PM). Pri vytváraní pracovného príkazu pre PM sa pre každý pracovný prostriedok v zozname prostriedkov vytvorí príslušný podriadený pracovný príkaz. Plán práce a všetky predvolené bezpečnostné plány na pláne práce sa skopírujú do následných pracovných príkazov.

Záznam o podmienkach pre prevádzku identifikuje stav alebo podmienky, v ktorých musí byť daný prostriedok, aby na ňom mohol niekto pracovať.

Aplikáciu Condition for Work môžete používať na určenie stavu alebo podmienok, v ktorých musí byť daný prostriedok, aby na ňom mohol niekto pracovať. Takýto stav môže byť tak jednoduchý ako Spustenie, Zastavenie alebo Izolácia. Alebo môže byť zložitejší, napríklad prostriedok môže byť súčasťou sústavy zariadení, ktoré musia byť odstavené z dôvodu preventívnej údržby.

Ak chcete zabezpečiť, aby váš podnik dodržiaval smernice, normy a právne požiadavky, musíte vytvoriť záznamy o predpisoch. Predpisy sa týkajú zdravia zamestnancov, bezpečnosti v prevádzke a životného prostredia.

Aplikáciu Prioritization Matrix môžete používať na definovanie dôvodov na vykonávanie práce a na vytváranie matrixov priorít .

Záznamy o dôvodoch na vykonávanie práce sa zlučujú za účelom vytvorenia matrixov priorít. Matrixy priorít zabezpečujú, aby sa práce s najvyššou prioritou na danom objekte vykonali pred prácami s nižšou prioritou.

Matrixy priorít pomáhajú zabezpečiť, aby sa na danom objekte vykonali práce s najvyššou prioritou pred prácami s nižšou prioritou. Na vytvorenie matrixov priorít sa používajú funkcie práce, dôvody na vykonávanie práce a priorita prostriedkov a pracovísk. 

Aktívne záznamy o dôvodoch na vykonávanie práce môžete priradiť k plánom práce, servisným požiadavkám a pracovným príkazom.

Na vytvorenie dopadových záznamov môžete používať aplikáciu Benefits and Losses. Dopadové záznamy definujú prínosy a straty, ktoré sú spojené s vašou prácou.

V aplikácii Benefits and Losses môžete vykonávať nasledujúce činnosti:

• Určiť prínosy a straty
• Vytvoriť záznamy o následnom vyšetrovaní stratových udalostí
• Priradiť straty k záznamom v denníku zmien
• Priradiť lokality a ich profily k záznamom o výnosoch a stratách.
• Priradiť dopadové záznamy k nasledujúcim typom záznamov:
  • Chyba
  • Zlepšenie
  • Incident
  • Riešenie
  • Pracovný príkaz

Štandardná činnosť je činnosť, ktorá sa často používa na sledovanie aktivity a manažment zmien. Môžete určiť, či sa môže činnosť opakovať. Danú akciu je potom možné použiť viackrát v kontrolnom zozname činností. Pre štandardné činnosti môžete pridať aj položky kontroly a vyžadovať špecifické typy reakcií pre dané položky kontroly.

Aplikáciu Standard Actions používate na vytváranie a udržiavanie štandardných činností, ktoré sa používajú v rôznych typoch záznamov, napríklad v záznamoch o sledovaní činností, manažmente zmien (MOC) a pracovných povoleniach. Môžete tiež prechádzať históriu zmien uskutočnených v súvislosti so štandardnými činnosťami.

Skupina štandardných činností je skupina súvisiacich, často využívaných štandardných činností. Štandardné skupiny činností vytvárate na rýchle pridanie viacerých činností do záznamov o sledovaní činností a záznamov o manažmente zmien (MOC).

Štandardná skupina činností môže mať stav Návrh, Aktívny alebo Neaktívny.

NÁVRH

Štandardná skupina činností je v štádiu vývoja alebo kontroly. Tento stav je predvoleným stavom novej štandardnej skupiny činností. Štandardné činnosti môžete do skupiny pridávať len keď je v tomto stave. Skupinu môžete odstrániť, ak nie je spojená so žiadnymi záznamami o sledovaní činností alebo so záznamami o manažmente zmien.

AKTÍVNA

Štandardná skupina činností je k dispozícii ostatným záznamom a aplikáciám. Záznam nie je možné zmeniť. Stav skupiny štandardných činností môžete zmeniť na Aktívny, ak skupina štandardných činností obsahuje aspoň jednu štandardnú činnosť.

NEAKTÍVNA

Štandardná skupina činností nie je k dispozícii pre verejné záznamy. Záznam nemôžete zmeniť. Záznam môžete vymazať, ak nie je spojený so žiadnymi záznamami sledovania činností alebo manažmentu zmien.

Klon zo štandardného IBM Maximo Asset Management s doplnkovými funkciami:

• Priradenie príslušnosti k nebezpečenstvu
• Určite metódu identifikácie a zdroj nebezpečenstva
• Priraďte predpisy a typy povolení a osvedčení k nebezpečenstvám
• Pridajte obrázok, napríklad obrázok karty bezpečnostných údajov
• Priraďte prevádzkové postupy k nebezpečenstvám
• Určite hodnotenie rizika s nebezpečenstvom vrátane podrobností, ako je poradie rizika a kategória
• Priraďte položky konfigurácie a názov produktu k nebezpečenstvu
• Pridajte súhrnné údaje z tabuľky bezpečnostných údajov

V aplikácii Permit and Certificate Types môžete vytvárať a udržiavať povolenia a certifikáty, ktoré sa môžu týkať kontroly práce a plánovania povolení. Môžete tiež vytvárať a uchovávať osvedčenia o kontrole materiálu, osobné osvedčenia a osvedčenia o izolácii.

Záznamy typu aktívneho povolenia a certifikátu môžete priradiť k položkám, plánom práce, osobám, povoleniam na prácu a pracovným príkazom.

Pred použitím tejto aplikácie je potrebné zadať niektoré nastavenia na úrovni organizácie. Ak chcete tieto možnosti špecifikovať, vyberte položku Oil and Gas/HSE Manager Shared Options (Spoločné možnosti manažéra pre ropu a plyn/HSE) z ponuky More Actions (Ďalšie akcie) v aplikácii Organizations.

Identifikujte nebezpečenstvá, ktoré sú spojené s pracovnými úkonmi a posúďte ich riziko. Môžete riadiť prácu podľa jej rizika, identifikovať riziká v pracovných plánoch a posúdiť riziká, ktoré sú spojené s incidentmi a spravovaním záznamov o zmenách.

Hodnotenia rizík môžete priradiť ku konkrétnym klasifikáciám. Pre každé hodnotenie rizika, s ktorým ho chcete použiť, môžete určiť atribúty klasifikácie. Môžete definovať štandardizované formáty na vykonávanie hodnotení rizík. Z tejto aplikácie môžete pristupovať k aplikácii Classifications a upraviť nastavenia Use With (Použiť s), aby ste mohli priradiť hodnotenia rizík ku klasifikáciám. Môžete používať rovnaké klasifikácie pre hodnotenia rizík na rôznych miestach a v rôznych organizáciách, aby ste zlepšili konzistentnosť procesu hodnotenia rizík.

Do komplexného hodnotenia rizík môžete pridať kontrolórov a schvaľovateľov pre viacstupňový proces kontroly a schvaľovania. Môžete tiež pridať členov posudzovacieho tímu a ich role. Assessment Team (Tím pre posudzovanie) môže pozostávať z niekoľkých členov technického personálu, napríklad z tímového vedúceho a z posudzovateľa. Môže to byť aj jeden technický pracovník, napríklad člen tímu. Posudzovací tím určí kontrolný zoznam činností alebo štandardizovanú skupinu činností, ktoré sa majú prijať na zmiernenie potenciálnych nebezpečenstiev v závode. Posudzovací tím sa líši od posudzovateľov a schvaľovateľov posúdenia rizík.

Okrem toho si môžete prezrieť históriu stavu a históriu vlastníctva posudzovania rizík.

Na zmiernenie potenciálnych nebezpečenstiev v závode môžete určiť kontrolný zoznam činností.

Ak chcete vyhodnotiť súhrnné operačné riziko, môžete pridať súhrn identifikovaných nebezpečenstiev a celkové skóre, ktoré sa k nebezpečenstvám priradilo. Môžete tiež uviesť súvisiace opatrenia, ktoré sa majú preskúmať a ich reakcie.

Na priradenie hodnotenia rizika k danej práci sa používa podnikový matrix rizík, ktorú definujete v aplikácii Risk Matrix.

Aktívne hodnotenia rizík môžete priradiť k nasledujúcim typom záznamov:

• Nebezpečenstvo
• Incident
• Vyšetrovanie
• Plán práce
• Manažment zmien
• Prevádzkové zásady
• Povolenie na výkon práce
• Preventívne opatrenia
• Pracovný príkaz

Matrix rizík vám pomôže pri posudzovaní rizík, ktoré sú spojené s incidentmi vyžadujúcimi prešetrenie a s ďalšími prácami, ktoré musíte vykonať.

V aplikácii Risk Matrix môžete identifikovať dôsledky práce, ktorá sa má vykonať. Dôsledky zoradíte podľa závažnosti a pravdepodobnosti ich výskytu. Rizikové matrixy sa používajú počas posudzovania rizík.

Predbežné opatrenie je preventívne opatrenie, ktoré prijímate na zníženie alebo odstránenie nebezpečenstva na pracovisku; napríklad nosenie ochrany sluchu pri práci v oblasti, kde ste vystavení hlasným zvukom. Na stanovenie bezpečnostných opatrení používate aplikáciu Precautions.

Postupy Tag Out sú určené na úplné odstránenie rizík spojených s určitým nebezpečenstvom a operácie Lock Out sa vykonávajú presne podľa pokynov. Na vytvorenie postupov Tag Out používajte aplikáciu Lock Out / Tag Out.

Bezpečnostné plány poskytujú všetky informácie týkajúce sa bezpečnosti zariadenia alebo pracoviska v jednom zázname, ktorý potom môžete prekopírovať do pracovných plánov a pracovných príkazov. Aby ste splnili požiadavky regulačných orgánov, musíte jasne priradiť bezpečnostné požiadavky a postupy k pracovným príkazom. Aplikáciu Safety Plans používate na vytváranie bezpečnostných plánov a na pridávanie a zobrazovanie súvisiacich pracovných prostriedkov, nebezpečenstiev, preventívnych opatrení a postupu Tag Out

Ak pri pracovnom príkaze použijete bezpečnostný plán, informácie o nebezpečenstvách, bezpečnostných opatreniach a nebezpečnom materiáli sa skopírujú do pracovného príkazu, aj keď k nemu nie sú priradené žiadne pracovné prostriedky.

Táto aplikácia je klonom štandardnej IBM aplikácie Maximo Asset Management.

Doplnok HSE obsahuje niektoré ďalšie funkcie:

• Vytvárajte šablóny na generovanie plánovaných pracovných príkazov na preventívnu údržbu

• Priraďte plány úloh k záznamom PM (preventívnej údržby)
• Určte plán preventívnej údržby pre zariadenie alebo pracovisko.
• Vyberte konkrétne dni, mesiace alebo ročné obdobia na generovanie pracovných príkazov zo záznamov PM (pracovnej údržby)
• Vytvorte hierarchiu PM na naplánovanie skupín pracovných príkazov pre hierarchiu zariadení alebo pracovísk.
• Zadajte staršie číslo značky pre danú lokalitu
• Skontrolujte informácie o podmienkach práce a dôvodoch práce, ktoré sú spojené s plánmi práce v zázname PM.
• Priraďte prevádzkové zásady k záznamom o PM
• Preskúmajte históriu zlyhaní a odkladov
• Zhodnoťte vplyv na výrobky, ktorý môže byť spojený s úlohami preventívnej údržby
• Identifikujte požiadavky na certifikáciu na základe záznamu o PM
• Zadajte podrobnosti o predpisoch a použite údaje na záznam PM

Používajte aplikáciu Master PM na spravovanie hlavných záznamov o preventívnej údržbe (PM), ktoré používate ako šablóny pre iné PM.

Aplikáciu Purchase Requisitions môžete používať na vytváranie nákupných objednávok pre položky, zásoby alebo služby. Túto aplikáciu môžete použiť aj na vytváranie objednávok z nákupných žiadaniek.

Ak máte záznamy, ktoré sú spojené s objednávkami, ako sú zmluvy a žiadosti o cenové ponuky, môžete si tieto záznamy zobraziť. Môžete získať ucelený prehľad o všetkých údajoch, ktoré súvisia s nákupnými objednávkami.

Aplikáciu Purchase Orders na vytváranie objednávok a na zmenu existujúcich objednávok. Môžete vytvárať nákupné zákazky a opätovne používať údaje a informácie o dodávateľoch, pričom môžete uplatňovať jednotné podmienky a zmluvy.

Túto aplikáciu môžete použiť aj na generovanie interných objednávok zo skladu. Objednávka na nákup zo skladu do skladu je ako prevodná objednávka alebo interná objednávka na nákup. Na sledovanie interného presunu položiek používate aplikáciu Purchase Orders a aplikáciu Inventory Usage.

Ak máte záznamy, ktoré sú spojené s objednávkami, ako sú faktúry, zmluvy a žiadosti o cenové ponuky, môžete si tieto záznamy zobraziť. Môžete získať komplexný prehľad o všetkých údajoch, ktoré súvisia s nákupnými objednávkami.

Môžete tiež prezerať transakcie a záznamy, ktoré sú špecifické pre daný riadok objednávky.

Vo veľkom podniku môžete mať centralizované nákupné oddelenie pre niekoľko pracovísk. Každé pracovisko dostáva svoj vlastný materiál a služby. Na príjem materiálov a služieb môžete používať aplikáciu Receiving. Pomocou tejto aplikácie evidujete materiály a služby do databázy, keď sú dodané na pracovisko. Môžete tiež vracať materiály dodávateľom.

Vo veľkej spoločnosti môžete presúvať skladové položky alebo nástroje medzi skladmi v rámci toho istého pracoviska alebo medzi pracoviskami a organizáciami a sledovať ich doručovanie. Vytvárate záznamy o prijatí zásielky, aby ste potvrdili prijatie presúvaných položiek a aktualizovali stavy zásob v cieľovom sklade.

Záznamy o prijatí zásielky vytvárate za účelom zaznamenávania informácií, ako je počet prijatých položiek, dátum prijatia položiek a cieľový sklad zásielky.

Po prijatí odoslaných položiek sa aktualizuje zostatok v sklade pre záznamy o skladových zásobách na mieste určenia. Overuje sa aj množstvo prijatých položiek, aby sa zistilo, či počet odoslaných položiek spĺňa požiadavky na mieste určenia. Na základe tejto požiadavky sa zásielka považuje za kompletnú alebo čiastočnú a podľa tohto stavu sa aktualizuje záznam o využívaní skladových zásob.

Aplikáciu Invoices používate na evidovanie dodávateľských faktúr po ich obdržaní. Môžete tiež zaznamenávať debetné a kreditné doklady od dodávateľov a porovnávať údaje na faktúre s objednávkami a potvrdenkami. Môžete stornovať schválené alebo zaplatené faktúry a opravné daňové doklady. Položky, ktoré sú súčasťou zásielkových zásob, môžete účtovať pri ich použití.

Zadávanie faktúr umožňuje porovnať informácie na faktúre s objednávkami a potvrdeniami o prijatí materiálu a služieb. Faktúra sa potom môže schváliť a odoslať do účtovníctva.

Aplikáciu Request for Quotations môžete používať na vytváranie žiadostí o cenovú ponuku a na ukladanie cenových ponúk. Na základe cenových ponúk môžete vyhodnotiť dodávateľa, ktorý najlepšie spĺňa vaše potreby.

Žiadosť o cenovú ponuku je žiadosť, ktorú zašlete jednému alebo viacerým potenciálnym dodávateľom. Ak chcete uviesť dodávateľa v žiadosti o cenové ponuky, musí mať dodávateľ záznam v aplikácii Companies. V aplikácii Request for Quotations môžete špecifikovať položky, požadované termíny dodania a ďalšie podmienky, ktoré má dodávateľ splniť pri dodaní položky alebo služby.

Žiadosť o cenovú ponuku môžete vytvoriť pre ktorúkoľvek z nasledujúcich podmienok:

• Počet skladových zásob položky klesne pod určitú úroveň a musíte zadať ďalšiu hromadnú objednávku.
• Žiadosť je prijatá na položku alebo službu, ktorá si vyžaduje cenovú ponuku zakaždým kvôli cene položky alebo iným požiadavkám.
• Niekto na vašom pracovisku požiada o cenovú ponuku na položku alebo službu. Môže ísť o položku, ktorá je na sklade, alebo o položku, ktorá nie je na sklade, napríklad o špeciálnu objednávku.
• V určitom časovom úseku musíte uskutočniť hromadný nákup zásob komodít. Zvyčajne ide o mnoho položiek so spoločnými kódmi komodít. Cenová ponuka sa síce nemusí okamžite prekopírovať do nákupnej objednávky, ale ceny sú už stanovené.

Keď dostanete cenové ponuky od dodávateľov, vložíte ich do záznamu Žiadosť o cenovú ponuku po jednotlivých riadkoch. Na konci tohto procesu ponuky skontrolujete a pre každý riadok zadáte jednu ponuku. Cenové ponuky sa potom prevedú na jednu alebo viac objednávok alebo zmlúv v závislosti od postupu pri obstarávaní zákaziek vo vašej organizácii.

Aplikácia Companies uchováva podrobné informácie o predajcoch, výrobcoch a ďalších spoločnostiach.

Predajcovia môžu mať materské spoločnosti. Pre jednu spoločnosť môže existovať viacero miest predajcov. Pomocou výkazov môžete určiť celkové výdavky od začiatku roka s jednou organizáciou bez ohľadu na jej umiestnenie. Informácie o spoločnosti musia byť najprv zadané v aplikácii Companies, aby k nim mohli pristupovať ďalšie moduly, ako napríklad modul Inventúry alebo Nákupov.

Pomocou aplikácie Companies môžete vykonávať nasledujúce úlohy:

• Môžete priradiť kódy tovaru k dodávateľovi.
• Môžete pridať skupinu komodít do databázy.
• Môžete pridať alebo upraviť kód tovaru v skupine komodít.
• Môžete si vytvoriť záložku pre daný záznam, aby ste si ho mohli pozrieť neskôr.
• Môžete vytvoriť záznam o spoločnosti.
• Záznam môžete vymazať.
• Záznam môžete duplikovať.
• Môžete si zobraziť informácie o zmluvách týkajúcich sa danej spoločnosti.

Pomocou aplikácie Company Master môžete vytvoriť hlavné záznamy spoločnosti, ktoré patria do konkrétnej firemnej sady. Aplikáciu Company Master môžete použiť aj na priradenie hlavného záznamu spoločnosti k danej organizácii.

Aplikáciu Terms and Conditions môžete používať na špecifikáciu a údržbu knižnice zmluvných podmienok. Obchodné podmienky môžete pridať do dokladu o nákupe alebo do zmluvy. Podmienky môžu obsahovať informácie, ako sú výhrady týkajúce sa zodpovednosti, podrobnosti o preprave a spracovaní a očakávané dodacie lehoty.

Podmienky zadané v aplikácii Terms and Conditions sú dostupné na kartách v aplikáciách pre nákup a zmluvy. Na kartách môžete vybrať termín z databázy, ktorý chcete priradiť k záznamu o nákupe alebo k záznamu o zmluve.

Závada spôsobuje odchýlku pracovného prostriedku od dokonalej prevádzky. Závady nemajú vplyv na zdravie, bezpečnosť alebo životné prostredie.

Môžete zaznamenávať a sledovať chyby, priraďovať existujúce riešenia k chybám a vytvárať návrhy riešení. Môžete zaznamenávať chybné zariadenia, ktoré nie sú v súlade s priemyselnými normami a predpismi. Závady môžete prepojiť s kontrolami, ktoré sa vykonávajú v dôsledku neplnenia požiadaviek.

Ak chcete so sledovaním chýb súvisiacich s produktom pomôcť, môžete k chybe priradiť položku konfigurácie. Okrem toho môžete k chybe priradiť názov produktu.

Záznamy o chybách sa môžu vytvárať aj automaticky zo zdrojov, ako sú e-mail, nástroje na monitorovanie systému a externé aplikácie.

Ak chcete zaznamenávať informácie o udalostiach s vplyvom na zdravie, bezpečnosť alebo životné prostredie, použite aplikáciu Incidents.

Záznam o incidente zachytáva informácie o udalosti, ktorá sa odchyľuje od očakávaného štandardu prevádzky.

Nasledujúce príklady predstavujú incidenty s vplyvom na zdravie, bezpečnosť alebo životné prostredie:

Odstránenie chybného vypúšťacieho ventilu je príkladom udalosti s vysokým počtom súvislostí. Incidenty s vysokým počtom súvislostí sú naratívne opisy dôležitých udalostí, ktoré sa vyskytli a správania ľudí v týchto situáciách. Zdokumentované správanie môže byť účinné alebo neúčinné a vo všeobecnosti ho používatelia považujú za kritické. Analýza incidentov s vysokým počtom súvislostí môže pomôcť zabrániť opakovaniu udalostí v budúcnosti a posilniť efektívnosť správania.

Aplikáciu Incidents používate na nahlásenie všeobecného incidentu alebo udalosti s vplyvom na zdravie, bezpečnosť alebo životné prostredie. Po výskyte incidentu môžete nadviazať kontakt s dotknutými osobami, aby ste sa uistili, že boli vykonané príslušné nápravné opatrenia.

Pri vyšetrovaní sa zaznamenávajú výsledky kontrol po skončení činnosti, analýzy príčin zlyhania a analýzy spôsobov porúch a kritickosti. Môžete tiež špecifikovať podrobnosti o postupnosti udalostí počas vyšetrovania.

Na riešenie nevyriešených chýb a mimoriadnych udalostí používate aplikáciu Investigations. Cieľom vyšetrovania je zabrániť alebo minimalizovať dopad podobných chýb a incidentov v budúcnosti.

V aplikácii Investigations môžete vykonávať nasledujúce činnosti:

Záznam o servisných žiadostiach zachytáva informácie o žiadostiach vrátane typu služby, kto ju potrebuje, kde, kedy a prečo. Aplikáciu Service Requests používate na spravovanie servisných žiadostí, ktoré sa týkajú prostriedkov alebo lokality vo vašom podniku.

Môžete vytvárať, spravovať a riešiť servisné žiadosti od zákazníkov a žiadateľov. V zázname servisnej žiadosti môžete tiež skontrolovať a zaznamenať informácie o poruchách v prípade zariadení a lokalít.

Pracovník technickej podpory alebo zákazník môže vytvoriť servisnú žiadosť. Pracovník vytvorí záznam o servisnej žiadosti, aby zaznamenal údaje o kontaktoch žiadateľa, zozbieral informácie od žiadateľa a určil, aké ďalšie kroky sú potrebné.

Žiadateľ môže kontaktovať pracovníka technickej podpory alebo vytvoriť servisnú žiadosť pomocou e-mailu alebo inej formy komunikácie. Žiadateľ môže tiež vytvoriť samoobslužnú žiadosť pomocou aplikácie Create Service Requests. Pracovník prezerá tieto žiadosti v aplikácii Service Requests a buď ich rieši, alebo ich odovzdá na riešenie inej strane.

Ak si servisná žiadosť vyžaduje dodatočné pracovné tikety alebo pracovné príkazy, môžete z tejto aplikácie vygenerovať nasledujúce typy záznamov:

Záznam o riešení obsahuje preddefinovanú odpoveď na bežne kladené otázky alebo na problémy, prípadne poučenie z následného hodnotenia. Záznam o riešení zvyčajne obsahuje symptóm, príčinu a riešenie.

V rámci prostredia technickej podpory môžete vytvárať a spravovať záznamy o riešeniach. Riešenie je preddefinovaná reakcia na problém alebo poučenie z následnej kontroly. Záznam riešenia definuje symptóm, príčinu a riešenie.

Správcovia riešení môžu vytvárať záznamy o riešeniach v aplikácii Solutions. Používatelia môžu vytvárať návrhy riešení pomocou akcie Vytvoriť riešenie v aplikáciách pracovných tiketov.

Riešenia môžu byť priradené k rôznym typom pracovných tiketov. Riešenie je pre ostatné aplikácie dostupné len vtedy, keď je jeho stav aktívny. Ukážka je dostupná pre iné aplikácie, keď je jej stav Draft (Návrh) alebo Active.

Ak máte automatizované pracovné prostredie helpdesku, môžete implementovať proces pracovného postupu na odosielanie riešení na posúdenie, schválenie a aktiváciu. Pracovný postup môžete použiť aj na automatické odoslanie riešenia v reakcii na servisnú žiadosť.

Záznamy o riešeniach možno klasifikovať podľa typu. Ak riešenia nie sú klasifikované, používatelia ich môžu nájsť len pomocou aplikácie Search Solutions. Search Solutions je zjednodušená databáza informácií, ktorú môžu zákazníci a používatelia používať na samostatné riešenie problémov.

Aby bolo riešenie prístupné pre self-service používateľov, musí byť definované ako riešenie so self-service prístupom.

Šablóny obsahujú preddefinované údaje, ktoré môžete vkladať do bežných záznamov pracovných tiketov s veľkým množstvom záznamov. Šablóny odstraňujú potrebu ručného zadávania štandardných informácií.

Aby mohli ostatní používatelia použiť šablónu pracovných tiketov, je potrebné, aby bola šablóna v stave AKTÍVNA a aby sa trieda šablóny zhodovala s triedou pracovného tiketu. Okrem toho môžete pri vytváraní šablóny pracovného tiketu určiť pracovisko, na ktorom sa bude nachádzať. Šablóna sa potom zaradí do zoznamu dostupných šablón pre organizácie, ktoré sú s daným miestom spojené. Zoznam obsahuje aj šablóny, ktoré nemajú definovanú organizáciu.

Použitie štandardizovaných šablón na bežné a hromadné pracovné tikety šetrí čas tým, že systém vyplní hodnoty zo šablóny do polí na tikete. Šablóny vytvárate a spravujete pomocou aplikácie Ticket Templates.

Aplikáciu Create Incident môžete používať na nahlásenie incidentu alebo udalosti, ktorá môže mať vplyv na zdravie a bezpečnosť zamestnancov alebo na životné prostredie. Po vzniku incidentu môžete nadviazať kontakt s osobami, ktorých sa incident týka, aby ste zabezpečili vykonanie príslušných nápravných opatrení.

Keď predložíte záznam o incidente, je k dispozícii ostatným zamestnancom na prezretie. Aplikácia Create Incident funguje v kombinácii s aplikáciou Review Incident.

Napríklad technik údržby, ktorý pracuje na ropnej plošine na mori, sa potrebuje dostať k tlakovému vysielaču, aby mohol vykonať bežnú údržbu. K vysielaču sa dostane pomocou priechodu. Počas prechádzania po chodbe si technik údržby všimne, že zábradlie je silne skorodované. Zábradlie pravdepodobne neposkytuje dostatočnú ochranu, ak naň spadne človek. Technik údržby vstúpi do aplikácie Create Incident, aby okamžite nahlásil nebezpečenstvo a varoval ostatných zamestnancov pred nebezpečenstvom. Zamestnanec, ktorý je zodpovedný za stav zábradlia, prijme príslušné opatrenia a zábradlie opraví.

Pomocou aplikácie Review Incident môžete skontrolovať a vytlačiť podrobnosti o vytvorených incidentoch. Môžete pridávať alebo prezerať prílohy, napríklad dokumenty alebo webové stránky. Môžete tiež skontrolovať opatrenia, ktoré boli prijaté na riešenie incidentov. Okrem toho môžete použiť funkciu Print View (Tlačové zobrazenie), ktorá zobrazuje podrobnosti o incidente vo formáte hlásenia.

Akcie sú dohody medzi organizáciami alebo rôznymi stranami v rámci organizácie. Pomocou aplikácie Action Tracking môžete viesť záznamy o akciách a podávať správy o stave vykonanej práce.

Vydávanie požiadaviek, poradenských oznámení alebo bezpečnostných bulletinov regulačnými orgánmi alebo výrobcami vás môže viesť k vytvoreniu opatrení.

Jedna organizácia vykonáva prácu a informuje o stave práce externú organizáciu alebo inú časť internej organizácie. Externou organizáciou môže byť regulačný orgán. Internou organizáciou môže byť organizácia zodpovedná za údržbu, ktorá je zodpovedná za činnosti vyplývajúce z interných kontrol manažmentu.